Aplicación WEB para registro de jornada

En este documento se explica el uso de la aplicación WEB para el sistema de registro de jornada. Esta aplicación (accesible desde cualquier dispositivo que pueda ejecutar un navegador de internet, como ordenadores de sobremesa con cualquier sistema operativo; tablets; teléfonos móviles) solo captura registros de entrada y salida de los trabajadores adscritos al sistema. La gestión de esta información se hace desde un ordenador personal mediante el uso de otro programa, que se describe en otro documento.

Uso de la aplicación en un dispositivo por primera vez

El departamento de gestión de personal (o su equivalente) debe proporcionar la siguiente información:

• Una dirección WEB (URL) en la que se ha montado la aplicación de registro de los movimientos de entrada y salida. Esta dirección WEB será siempre del tipo empresa.registrodejornada.com, que deberá introducirse en la barra de direcciones del navegador.
• Una clave de activación para que el dispositivo pueda ejecutar la aplicación.

Con esta información, se procederá a visitar el sitio y activarlo para el dispositivo. La primera vez que se visite la URL será solicitada la clave de activación, mediante la siguiente pantalla:



La clave de activación, proporcionada por el departamento de personal, deberá ser introducida dos veces. Una vez introducida y validada por la aplicación, se grabará una cookie en el dispositivo con la misma, y no volverá a ser solicitada. A continuación, se mostrará la pantalla general, que se muestra en el siguiente apartado.

Uso general de la aplicación de registro de jornada

Establecida la URL correcta en la barra de direcciones del navegador, se mostrará la pantalla general:



Como puede observarse, en esta pantalla se solicita una identificación (mediante Código y PIN. Ambos campos son numéricos de 4 dígitos de longitud, y más adelante se explica como proporcionar a los trabajadores la información para poder interactuar con el sistema. Hay cuatro botones para registrar movimientos o picadas. Los trabajadores que registran movimientos se clasifican en 3 tipos:

• Tipo general.- A este grupo pertenecen todos los trabajadores. De los botones disponibles en la pantalla general, solo pueden usar los de Entrar y Salir.
• Jefes de grupo o manijeros.- Los trabajadores pertenecientes a este tipo pueden, además de usar los botones de los trabajadores del tipo general, Pre-picar. Una pre-picada es un registro temporal que se aplica como hora de entrada a todos los trabajadores que pertenezcan al grupo o cuadrilla del jefe de grupo, siempre y cuando registren, individualmente, su salida.
• Supervisores.- Este es un tipo especial que podriamos denominar como privilegiado de máximo nivel. Los supervisores pueden picar por cualquier trabajador, aunque deben respetar unos principios legales que se comentan más adelante.

El uso general de esta pantalla es muy fácil: registrar la entrada y salida del puesto de trabajo. Un trabajador deberá identificarse para poder registrar cualquier movimiento. Cuando el trabajador es dato de alta en el sistema, la empresa le entregará una hoja de comunicación de datos como la siguiente:



El trabajador deberá, la primera vez que use el sistema, introducir su código y el PUK proporcionado por la empresa. Cuando esto sucede, el sistema le solicita el establecimiento de su PIN:



El trabajador deberá digitar el PIN deseado dos veces; una vez cumplido este proceso, se grabará la picada y, a partir de este momento, la identificación deberá hacerse mediante su código y el PIN. El PUK no volverá a ser usado nunca.

Uso por parte de los jefes de grupo o manijeros

Los jefes de grupo o manijeros pueden registrar un movimiento que denominamos Pre-picada. Este movimiento queda registrado en el sistema, pendiente de su aplicación.



Una pre-picada es una picada de entrada potencial. Esta picada de entrada potencial solo se aplica cuando un trabajador que pertenezca al grupo o cuadrilla del jefe de grupo o manijero que ha registrado la pre-picada, pica la salida. Si el sistema detecta que dicho trabajador no ha registrado la entrada, y que existe una pre-picada aplicable al mismo, en ese momento se graba también el registro de entrada, con la hora en que se estableció la pre-picada.

El trabajador puede, en ese momento, rechazar la pre-picada si no está de acuerdo con la misma:



Esto no hará que la entrada se borre del sistema; se grabará un registro de incidencia que se deberá resolver con posterioridad, una vez se evalúe la razón alegada por el trabajador para justificar el rechazo.

Solo puede haber una pre-picada por jefe de grupo y día. Por consiguiente, si el jefe de grupo registra una pre-picada, esto provoca que, si existe una pre-picada anterior con la misma fecha, sea eliminada del sistema, y sustituida por la nueva.

Uso en modo supervisor

Como se ha comentado con anterioridad, si un trabajador pertenece al tipo supervidor, puede activar este modo especial haciendo click en el botón correspondiente. Cuando se efectúe esta acción, se mostrará una pantalla como la siguiente:



Podemos observar que el botón Supervidor ha cambiado su nombre por el de Normal, y su función ahora sería restablecer la operatoria normal de la aplicación.

Mientras la aplicación está en modo supervidor, se pueden registrar picadas usando un PIN genérico, conocido solo por el supervisor. Estos movimientos, en caso de realizarse, deben estar debidamente justificados, ya que la inspección de trabajo no acepta que existan sin causa que lo justifiquen. Podriamos pensar en, por ejemplo, una situación de falta de cobertura en la zona de picado (por un ejemplo, en una finca de campo), en una avería del dispositivo de captura, en un accidente, etc.

Personalización de la aplicación

La operatoria anteriormente descrita es la general de la aplicación. Sin embargo, las pantallas que se han mostrado en este documento pueden diferir de las que vean los usuarios. Concretamente, pueden NO mostrarse los botones de la pre-picada y/o del modo supervisor. También podrán verse logotipos o algún elemento adicional solicitado por la empresa contratante del sistema.